AI導入前の業務棚卸しは、1時間で終わります。
選ぶのは3つだけ【棚卸しシート付き】

「AIを入れたいのですが、まず何から手をつければいいですか」——研修のご相談でいちばん最初にいただく質問です。答えは業務の棚卸しなのですが、ここで多くの会社が止まります。そして止まる理由は、決まっています。全部を書き出そうとするからです。

わたしたちはこれまで50回以上、中小企業の現場で生成AI研修を実施してきました。研修の中では棚卸しを1時間で終わらせています。全業務を洗い出すのではなく、候補を3つに絞るための1時間だからです。

この記事では、その1時間で何をどう書き出すのかを、実際に使っているシートごと公開します。誰を呼ぶか、時間が測れていない業務をどう扱うか、やってはいけないことは何か——一般的な「◯ステップ」の説明では飛ばされがちな部分を中心に書きます。

棚卸しが止まるのは、全部を書き出そうとするから

業務棚卸しの解説を読むと、たいてい「全業務をリスト化する」と書いてあります。理屈は正しいのですが、実際にやろうとすると必ず止まります。

止まり方には順番があります。まず、業務をどの粒度で書くかで迷う。「請求書処理」でいいのか、「請求書の作成」「送付」「入金確認」に分けるべきなのか。次に、書き出しても書き出しても終わりが見えない。そして「これは各部署から人を集めて、ちゃんとやらないとダメだな」と結論が出て、日程調整のまま止まります。

ここが分かれ目です。棚卸しの目的は、会社の全業務を記録することではありません。AIを最初に当てる業務を1つ決めることです。そのために必要なのは網羅性ではなく、候補が3つ挙がることだけです。

3つ挙げるだけなら、各部署から人を集める必要も、粒度を統一する必要もありません。だから1時間で終わります。

誰を呼ぶか——経営者と「使ってみたい人」

棚卸しの成否は、参加者で半分決まります。わたしたちが研修でご一緒するときの構成は次のとおりです。

• 経営者——必ず入っていただきます
• 現場から数名——経営企画、総務、人事、営業など。部署は問いません

現場側を選ぶ基準は、役職でも部署でもありません。「AIを使ってみたい」と思っている人です。ここが重要です。

各部署から一人ずつ均等に集めると、平等に見えて実は失敗しやすくなります。「うちは現場仕事なので、そもそもパソコンをほとんど使いません」という方や、「AIには特に興味がありません」という方が入ってくるからです。

その方たちに悪気はありません。ただ、この1時間に必要なのは「自分の仕事のここを楽にしたい」という当事者意識です。それがない人が座っていると、場の空気は「やらされ仕事」に傾き、出てくる業務も当たり障りのないものになります。最初の1時間は、前向きな人だけで走らせてください。

成果が数字で出れば、関心のなかった部署は後から自分で入ってきます。逆に、興味のない人を無理に巻き込んで始めると、社員がAIを使わない状態を最初から作り込むことになります。

経営者に必ず入っていただくのは、この場で「どの業務にお金と時間を使うか」を決めるからです。決裁者がいない棚卸しは、結局もう一度やり直しになります。

選ぶのは3つ。多くても5つでいい

1時間の使い方は、おおまかにこうなります。前半は書き出し、後半は絞り込みです。書き出しの段階でも、上限を決めておくと手が止まりません。

絞り込みの基準は3つあります。

基準1：月の合計時間が長いこと

1回15分でも、月に40回あれば10時間です。逆に1回3時間かかっても、年に2回しかない業務は後回しで構いません。見るのは1回あたりの時間ではなく、月の合計です。

基準2：判断が軽いこと

手順が決まっていて、迷う場面が少ない業務ほど、最初の1つに向いています。文章の下書き、要約、転記、情報の仕分けなどです。逆に、その場の判断や交渉が中心の業務は、最初には選びません。

基準3：自分たちだけで完結すること

これは見落とされがちですが、実務では効きます。取引先の承認や他部署の決裁を待つ業務は、AIで下書きが速くなっても、全体の時間は縮みません。待ち時間がボトルネックだからです。最初の1つは、自部署の中で完結する業務から選んでください。

この3つで絞ると、たいてい候補は自然に3〜5個に収まります。

そのまま使える：業務棚卸しシート

研修で使っているシートです。項目はこれだけです。増やさないでください。

記入例のいちばん下の行に注目してください。月の合計は12時間といちばん長いのに、候補は×です。社外の承認待ちが含まれているため、下書きが速くなっても全体の時間は縮まないからです。合計時間だけで選ぶと、ここを間違えます。

埋めるときのコツは1つ、「AIでできそうか」をこの段階で考えないことです。できるかどうかを考え始めると、詳しい人が発言を独占して、場が止まります。この1時間は、時間を測ることだけに使ってください。何をどこまで任せるかは、候補が決まってから考えれば十分です。

候補が決まったあとの「どこまで任せるか」の決め方は、ツールの選び方の記事で割り当てシートとして公開しています。棚卸し（この記事）→ 割り当て、の順で進めてください。

時間が測れていない業務は、どうするか

棚卸しをすると、必ず「これ、どれくらいかかってるか分からないな」という業務が出てきます。ここで想像で数字を入れないでください。想像の数字で選ぶと、あとで効果が測れません。

やることは1つです。1週間だけ測ってください。

ストップウォッチは要りません。その業務を始めた時刻と終わった時刻を、メモ帳でもカレンダーでも構わないので書き残すだけです。1週間分あれば、月の回数を掛けて概算が出ます。

そして、測っていない業務は今回の候補から外してください。次の棚卸しのときに入れれば間に合います。最初の1つに、効果が測れない業務を選ぶ理由はありません。

棚卸しでやってはいけない3つのこと

1. 関係しそうな部署を、一度に集める

人数が増えるほど、粒度の議論と部署間の調整が始まり、1時間では終わらなくなります。終わらないと次の日程調整になり、そのまま自然消滅します。最初は5〜6名までに抑えてください。

2. 完璧なリストを作ろうとする

抜けがあっても構いません。抜けている業務は、次の棚卸しで拾えます。むしろ1つ目の成果が出たあとのほうが、現場から「これもできませんか」と自然に出てきます。最初から全部を集めようとすると、その機会ごと失います。

3. 棚卸しの場で、ツールの話を始める

「それはChatGPTでできる」「いや専用ツールがある」——この話が始まると、1時間はツール談義で終わります。棚卸しは業務の話、ツールは次の話と分けてください。順番を守るだけで、同じ1時間の密度が変わります。

現場に実際に届く質問から

わたしたちは研修を受講中の企業さま限定で、研修と研修の間もチャットで質問を受け付けています。棚卸しについて多い2つをご紹介します。

「どこまで細かく書けばいいですか」

目安は「1回の作業として時間が測れる単位」です。「経理」では大きすぎて測れません。「月末の請求書発行」なら測れます。迷ったら、測れるかどうかで判断してください。細かくしすぎると数が増えて絞り込みが大変になるので、測れる範囲でいちばん大きい単位が扱いやすいです。

「属人化していて、本人しか業務を知りません」

それは棚卸しをやる理由そのものです。ただし、本人を「問い詰める場」にしないでください。棚卸しの目的が「業務を取り上げること」だと伝わると、正確な情報は出てきません。その人の残業を減らすための時間であると、最初に経営者から言葉にしていただくのが有効です。

よくあるご質問

全社でやらなくていいんですか？

最初は不要です。1部署で1つ成果が出ると、その数字が社内でいちばん強い説得材料になります。逆に全社一斉に始めると、どこも中途半端に終わり、数字が出ないまま関心だけが薄れます。

棚卸しは何回やればいいですか？

1回目の成果が出たタイミングで2回目を、というのが自然な間隔です。目安としては、選んだ業務が実際に短くなったことを確認してから次に進みます。年に1回の定例行事にすると形骸化しやすいので、成果を起点に回してください。

現場が「仕事を奪われる」と警戒しています。

先に伝える順番を変えてください。棚卸しの冒頭で「減らしたいのは残業であって、人ではない」と経営者から明言していただくと、出てくる業務の質が変わります。実際、AIに任せられるのは下書きや転記の部分で、確認と判断は人に残ります。この線引きを最初に共有しておくと、警戒はかなり和らぎます。

コンサルタントに頼まないとできませんか？

この記事のシートがあれば、自社だけでも進められます。外部を入れる価値があるとすれば、棚卸しそのものより「その先で止まったとき」です。候補は出たが1つ目が動かない、動いたが2つ目に広がらない——そこが実際につまずく場所です。

まとめ：1時間で、3つ選ぶ

業務棚卸しで大事なことは、3つに集約されます。

• 全部書き出さない——目的は網羅ではなく、候補を3つ挙げること
• 呼ぶのは経営者と「使ってみたい人」——部署の代表を平等に集めない
• この1時間は、時間を測るだけ——ツールの話は次の工程に回す

棚卸しが終わったら、次は選んだ業務にどのツールをどこまで当てるかです。その決め方は生成AIの使い分けの記事に、入力してよい情報の線引きは社内ルールの記事にまとめています。実際に議事録を短くした手順はこちら、定型作業を仕組みごと残す進め方はClaude Code研修の記事でご説明しています。

わたしたちの研修では、この1時間の進め方を、実際にシートを使いながらお伝えしています。「うちの場合、どの業務が候補になるのか」を知りたい方は、無料相談でご一緒します。お気軽にどうぞ。